Orden de compra
Aprobar una cotización
Una vez que una propuesta está en estado Recibida, puede aprobarla desde su detalle. Solo los usuarios con rol administrador de mantenimiento pueden realizar esta acción.
Al abrir la propuesta, seleccione Aceptar cotización. Antes de confirmar, el sistema muestra un aviso con el impacto en el presupuesto configurado:
El monto de la cotización está dentro del presupuesto disponible. Puede aprobar sin restricciones.
El monto supera el disponible pero el sistema permite continuar con una advertencia.
El monto excede el límite configurado como bloqueante. No es posible aprobar hasta ampliar el presupuesto desde la configuración de presupuestos.
Al aprobar una propuesta, las demás quedan rechazadas automáticamente y no se puede seleccionar otra. La acción es irreversible.
Descargar la orden de compra
Al confirmar la aprobación, Vértebra genera automáticamente la orden de compra en PDF. Este documento confirma formalmente al proveedor que su cotización fue aceptada. Puede descargarlo desde:
Abra la propuesta aprobada y use el botón Descargar OC en la parte superior.
En la tabla de solicitudes, el menú de opciones de una solicitud con orden de compra también ofrece la descarga directa.
Solicitar y subir la factura
Al aprobar una cotización, además de generarse la orden de compra, eliges qué razón social de tu empresa realizará el pago. Vértebra envía automáticamente un correo al proveedor solicitándole su factura, con un enlace seguro para que la suba directamente (vigente por un mes). Puedes reenviar este correo en cualquier momento con el botón Solicitar factura al proveedor. Las facturas (PDF y XML) quedan disponibles para su consulta desde la cotización aprobada.